Remplazos de Nómina electrónica (CLIENTES)

En el proceso de transmisión de la nómina electrónica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es posible encontrar diferentes tipos de respuestas que indican el estado de la solicitud. Una respuesta distinta a 200 significa que el documento ha sido rechazado o no ha sido procesado correctamente. Entre los errores más comunes que requieren un reemplazo de la nómina electrónica están los códigos 409 y 504, los cuales están relacionados con demoras en los tiempos de procesamiento de la DIAN.

En este artículo, abordaremos las razones por las cuales ocurren estos errores y los pasos a seguir para corregirlos, asegurando el cumplimiento de las normativas establecidas por la entidad reguladora.

Solución de errores 409 y 504

Para mitigar estos errores, se deben seguir los siguientes procedimientos:

1. Cargar el archivo de respuesta emitido por la DIAN para identificar la causa del rechazo.

2. Localizar al colaborador cuya nómina electrónica fue rechazada, designarlo como reemplazo en el sistema y proceder con su registro.
   
   

3. Ejecutar nuevamente el proceso 56 para el colaborador afectado con el fin de generar la información de nómina actualizada.

4. Verificar la correcta generación del reporte 1204 y validar la consistencia de los datos procesados.

5. Consolidar y remitir la información de nómina corregida a la DIAN.

6. Esperar la respuesta oficial de la DIAN y proceder con la carga del acuse de recibo para finalizar el proceso de transmisión.

La correcta gestión de los errores 409 y 504 en la transmisión de la nómina electrónica es fundamental para garantizar el cumplimiento de las regulaciones establecidas por la DIAN. Siguiendo los pasos descritos, las empresas pueden minimizar retrasos y asegurar la validación exitosa de la información enviada. Mantener un monitoreo constante y aplicar buenas prácticas en la gestión de la nómina electrónica contribuirá a optimizar los procesos y reducir incidencias futuras.