Proceso de creación de Facturas electrónicas de Compras – régimen simplificado En Costa Rica

Configuración del Proveedor

Para poder emitir facturas electrónicas bajo el Régimen Simplificado a un proveedor desde el sistema SoftlandERP, es necesario realizar la siguiente configuración:

• El proveedor debe estar registrado como Origen Local.
• Debe estar marcada la opción "Utiliza documentos electrónicos", y se debe especificar el correo electrónico al cual se enviarán las notificaciones.
• Es obligatorio indicar la ubicación completa del proveedor: País, Provincia, Cantón y Distrito.
  • Adicionalmente, se debe configurar el Tipo de Proveedor como “Régimen Simplificado”.

Configuración del consecutivo

El consecutivo aprobado por el Ministerio de Hacienda para las facturas de compra relacionadas con el Régimen Simplificado debe cumplir con las siguientes características:

• Debe tener una longitud exacta de 20 caracteres numéricos.
• En las posiciones 9 y 10 del consecutivo debe incluirse el valor “08”, lo cual identifica el documento como una factura asociada al Régimen Simplificado.

Es importante asegurarse de que el sistema genere este consecutivo correctamente para cumplir con los requisitos fiscales establecidos.

Dicho consecutivo se crea desde el módulo de Facturación / Administración / Consecutivos

Módulo de cuentas por pagar

Para generar una factura correspondiente al Régimen Simplificado, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese al módulo CP / Transacciones / Documentos.
2. Cree un nuevo registro con el Tipo de Documento: Factura.
3. El subtipo del documento puede ser que se desee solamente corroborar que el mismo tenga definido el código CABYS.
4. Asegúrese de seleccionar el consecutivo aprobado por el Ministerio de Hacienda, el cual debe cumplir con las siguientes condiciones:
   • Tener una longitud de 20 caracteres numéricos.
   • Incluir el valor “08” en las posiciones 9 y 10, lo que identifica la factura como parte del Régimen Simplificado.

El uso correcto del consecutivo es fundamental para garantizar la validez fiscal del documento.

Una vez creado el documento de factura bajo el Régimen Simplificado, es necesario aprobarlo para completar el proceso. Y que aparezca en la pantalla de Elementos Enviados.

Importante: Para crear correctamente la factura desde el módulo mencionado, el subtipo de documento utilizado debe tener definido su código CABYS, según lo requerido por el Ministerio de Hacienda.

Para configurar esto, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a CP / Administración / Subtipo de documentos.
2. Localice o cree el subtipo correspondiente que se utilizará para las facturas de Régimen Simplificado.
3. En el campo Código Hacienda, ingrese el código CABYS asignado al tipo de bien o servicio correspondiente.

Módulo de caja chica

Cuando se crea un vale en el módulo de Caja Chica y este está relacionado con una factura correspondiente al Régimen Simplificado, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a Caja Chica / Transacciones / Vales Definitivos.
2. Crear un nuevo vale y marcar la opción “Factura Electrónica de Compra”.
3. Seleccionar el consecutivo asociado, asegurándose de que cumple con los requisitos definidos para el Régimen Simplificado (20 caracteres numéricos con “08” en la posición 9-10).
4. En la pestaña Detalle, ingresar los datos requeridos de forma habitual para completar el vale.

Importante: El contribuyente indicado debe estar vinculado a un proveedor previamente configurado con las condiciones necesarias para facturación bajo el Régimen Simplificado (origen local, tipo de proveedor, correo, dirección completa, y uso de documentos electrónicos).

Al cumplir con estas condiciones, el documento será visible en la sección de Documentos Electrónicos y se timbrará correctamente ante el Ministerio de Hacienda.

Módulo de compras

El procedimiento para generar una factura de Régimen Simplificado también está disponible desde el módulo de compras, específicamente en la creación de la factura relacionada con un embarque.

Para realizar este proceso:

1. Ingrese al módulo CO / Operaciones / Embarques.
2. Ubíquese en la pestaña Factura.
3. Si el proveedor ya está correctamente configurado como Régimen Simplificado, el sistema solicitará seleccionar el número de consecutivo correspondiente (formato de 20 caracteres numéricos con “08” en las posiciones 9-10).
4. Verifique que el subtipo de documento utilizado tenga asociado el código CABYS en su configuración.

Una vez guardada la factura y aplicada en Cuentas por Pagar, y tras haber sido aprobada en el módulo correspondiente, el documento será visible en la sección de Documentos Electrónicos, quedando listo para ser timbrado ante el Ministerio de Hacienda.