Para liquidar el proceso 56 Datos Nómina Electrónica es necesario tener acumulados todos los períodos de nómina, las liquidaciones definitivas y las vacaciones. Los pasos para liquidar la nómina electrónica son los siguientes:
Ingresar por la ruta: Proceso Pago de Nómina\Cierre de Nómina\Nómina Electrónica. Al ingresar allí se da clic en el botón “Proceso” y se abre la ventana para ingresar los parámetros del proceso 56 DATOS NOMINA ELECTRONICA.
Se ingresan los parámetros del proceso 56:
Sociedad: Se selecciona la sociedad sobre la cual se va a procesar la nómina
Proceso: Se selecciona el proceso 56
Tipo de liquidación: Se selecciona el tipo de liquidación que tienen matriculados los empleados en la Hoja de Vida, puede ser “Q” Quincenal o “M” Mensual. Si en la sociedad se tienen empleados en los dos tipos de liquidación, se debe ejecutar el proceso 56 para ambos tipos de liquidación.
Año: Se ingresa el año para el cual se va a liquidar la nómina electrónica.
Mes: Se selecciona el mes sobre el cual se va a ejecutar la nómina electrónica.
Período: Se debe seleccionar 4 DEL MES, porque el proceso de nómina electrónica se ejecuta sobre la nómina del mes.
Fecha desde: Se ingresa la fecha del primer día del mes sobre el cual se va a ejecutar el proceso de nómina electrónica.
Fecha hasta: Se ingresa la fecha del último día del mes sobre el cual se va a ejecutar el proceso de nómina electrónica. Si el mes tiene 31 días, se debe ingresar la fecha hasta, con el día 31del mes.
Fecha Corte: Se ingresa la fecha del último día del mes sobre el cual se va a ejecutar el proceso de nómina electrónica. Si el mes tiene 31 días, se debe ingresar la fecha corte con el día 31del mes.
Fecha pago: Se ingresa la fecha del último día del mes sobre el cual se va a ejecutar el proceso de nómina electrónica. Si el mes tiene 31 días, se debe ingresar la fecha de pago con el día 31del mes.
Variable 1: Este campo se deja en blanco.
Variable 2: Este campo se deja en blanco.
Selección de empleados (Presidencia, gerencia, departamento, jefaturas, áreas): Estos campos normalmente van en blanco. Sólo se diligencian, en caso de querer liquidar la nómina electrónica filtrando los empleados por alguna de las jerarquías de la estructura organizacional. Si no se desea hacer este filtro por la estructura organizacional, estos campos se dejan en blanco.
Rango de códigos: Se debe ingresar el rango de 0 a zzzzzzzzzzz, para liquidar a todos los empleados de la sociedad. Si se desea liquidar un empleado específico, en este rango se ingresa el código del empleado a liquidar.
Localidad: Este campo debe dejarse en blanco cuando se vaya a liquidar la nómina electrónica para todas las localidades de la sociedad. Solo se debe seleccionar una localidad si se desea liquidar la nómina electrónica de manera individual por cada localidad.
Tipo de nómina: Este campo debe dejarse en blanco para liquidar la nómina electrónica de todos los tipos de nómina de los empleados. Solo se debe seleccionar un tipo de nómina si la sociedad cuenta con empleados en diferentes tipos de nómina y se desea liquidar la nómina electrónica por cada tipo de nómina de manera individual.
Centro de costos: Este campo debe dejarse en blanco si se desea liquidar la nómina electrónica para todos los centros de costos. Solo se debe seleccionar un centro de costos, si se quiere realizar la liquidación de manera específica para un centro de costos en particular.
Condición: Este campo debe dejarse en blanco, a menos que se desee establecer alguna condición específica para la liquidación. Por ejemplo, si se quiere excluir a algún empleado del proceso de liquidación.
Una vez ingresados todos los parámetros del proceso, se da clic en el botón "Grabar". Después, se debe seleccionar el botón "Procesar" para ejecutar el proceso de nómina electrónica.
Al dar clic en el botón "Procesar", el sistema pregunta: ¿Desea procesar? Se selecciona el botón “Si”.
Al ejecutar el proceso 56, el sistema valida los acumulados del mes seleccionado en los parámetros del proceso y calcula los valores de la nómina electrónica. Al terminar el proceso genera mensaje “El proceso terminó con éxito”. Si aparece algún mensaje de error, favor contactar al área de soporte. Se da clic al botón “Aceptar”.
Para ingresar los parámetros del reporte 1204 se debe ir por la ruta: Proceso pago de nómina\Liquidación y validación de nómina\Parámetros de reportes. Acá se consulta el reporte 1204 Nómina Electrónica y se configuran los parámetros correspondientes para el mes en el cual se procesó la nómina electrónica.
Luego de ingresar los parámetros del reporte 1204, se da clic al botón “Aceptar” y se guardan los parámetros del reporte.
Generación del reporte 1204 Nómina Electrónica.
Para generar el reporte 1204 se debe ingresar por: Proceso de pago de nómina\Cierre de nómina\Nómina electrónica. Allí dar clic sobre el botón “Reporte dinámico”.
En la ventana de generación del reporte, en el campo “Consecutivo”, es posible agregar consecutivos diferentes para cada mes. Para hacerlo, haz clic en el campo “Consecutivo” y luego en el botón “Insertar registro”; el sistema asignará automáticamente el consecutivo. En el campo siguiente, ingresa el nombre del reporte.
También se puede optar por usar un solo consecutivo con un nombre genérico, como “Nómina Electrónica”, que se puede utilizar en todos los meses.
En título se deja seleccionada la opción de “Variable”. Si no están adicionadas las columnas, se da clic en el botón “Columnas”, se seleccionan todas las columnas, se da clic en aceptar y se graban los cambios.
Finalmente se da clic en el botón “Generar” y el sistema genera un reporte en Excel con la información de la nómina electrónica.
En este reporte se deben verificar las columnas “E” y “F”, que contienen la fecha inicial y final del mes que se va a reportar en la nómina electrónica.
También se debe verificar la columna 189_DNE_TOT_COMPRBTE que reporta el total devengado del empleado en el mes.
Después de validar que la información reportada en el Excel 1204 está correcta, se procede a acumular el proceso 56. Para esto se ingresa por: Proceso pago de nómina\Cierre de nómina\Nómina electrónica y se da clic en el botón “Proceso”.
En los parámetros del proceso se da clic al botón “Acumular”
El sistema pregunta si se desea cerrar el proceso, se da clic en el botón “Si”.
El sistema indica que el proceso terminó con éxito. Se da clic en el botón “Aceptar”.
Se da clic en el botón “salir” para salir de los parámetros del proceso.
Para generar el archivo JSON, se ingresa a la pantalla de Nómina Electrónica y se consulta la sociedad, el año y el mes.
En la pestaña de “Empleados Procesados”, se seleccionan los empleados y se valida que todos estén con estado “Cerrado”. Luego se da clic en el botón “Generar JSON”
Se acepta la generación del archivo JSON
Se da clic al botón “Si” para abrir el archivo JSON
Se guarda el archivo JSON en la ruta del equipo donde se tenga la información de nómina electrónica.
Luego se pasa a la pestaña “Envíos de Nómina Electrónica y se selecciona el archivo generado y se da clic al botón “Enviar documento”.
El archivo JSON queda enviado a la DIAN. Después del envío, debe recibirse una respuesta de la DIAN en la que se confirme que todos los empleados tienen un código de respuesta 200. En caso de que la respuesta indique un código diferente a 200, se debe solicitar soporte para revisar y resolver el error.
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