Cambio atípico de régimen: De Ley 50 salario integral a Ley 50 salario normal

Normalmente en las compañías se presenta que los empleados van ascendiendo en su asignación salarial, algunos hasta alcanzar el nivel de salario integral.  Esto genera un cambio de régimen en donde el empleado está bajo ley 50 con salario normal y pasa a estar bajo ley 50 con salario integral.

Sin embargo, aunque muy poco frecuente, se presenta el caso en el cual el cambio de régimen es al contrario: el empleado pasa de estar bajo ley 50 con salario integral a estar bajo ley 50 con salario normal.

Hacer efectivo este cambio en el sistema HCM implica tener en cuenta unos requisitos previos al cambio, unos pasos a realizar y unas verificaciones al finalizar.

Como requisitos previos se recomienda:

1. Hacer primero todos los pasos en un ambiente de pruebas
2. Hacer el cambio atípico de régimen con fecha de inicio primero de mes.  Cualquier otra fecha puede generar a posteriori distorsiones en los cálculos de prestaciones sociales y seguridad social.
3. Antes de cambiar cualquier dato en la hoja de vida, asegúrese de haber cerrado todos los procesos periódicos al empleado (Nomina, Seguridad Social, Consolidaciones, Nomina Electrónica, Contabilización, Recalculo de retefuente si la fecha de cambio es 1 de enero o 1 de Julio).

Los pasos para cambiar de Salario Integral a Salario Normal son

Cambiar el tipo de nomina a uno que sea del régimen Ley 50 salario normal.

En la opción Cambio Datos Laborales consulte el empleado y en la sección de Nuevos Datos digite el nuevo tipo de nómina, el motivo del cambio y la fecha a partir de la cual el empleado va a tener salario normal.

Dar click en el botón GUARDAR/VALIDAR DATOS.

Cambiar el concepto fijo a Sueldo.

En la opción Modificación de conceptos fijos, consulte el empleado.  A la línea de concepto fijo actual, salario integral, digite cero ( 0 ) como nuevo valor, con fecha de cambio el inicio del nuevo régimen y un motivo de aumento.

Adicione una nueva línea de concepto fijo, Sueldo, digite el nuevo valor del sueldo, con fecha de cambio el inicio del nuevo régimen y un motivo de aumento.

Dar click en el botón ACEPTAR.

En la opción de consulta historial de conceptos fijos, verificar los cambios realizados.

Por último, ingresar a la opción Modificación de entidades por empleado.

Ingresar el Fondo de Cesantías del empleado, con fecha de cambio el inicio del nuevo régimen.

Se recomienda, como verificaciones posteriores al cambio, ejecutar los procesos periódicos del empleado (nomina, seguridad social, consolidaciones).  También es recomendable ensayar las vacaciones y la liquidación definitiva.

Es posible que se presenten inconsistencias al liquidar conceptos NO Estándar del aplicativo (personalizados para el cliente) por efecto del cambio de régimen ya que al cambiar de tipo de nómina las fórmulas podrían estar operando con grupos de conceptos de contenido diferente al del régimen anterior.

Teniendo evacuados los puntos anteriores, se puede conducir el cambio atípico de régimen en el ambiente de producción.