DIVISIONES GEOGRAFICAS-PAIS

ÁREAS

Esta sección agrupa tres tablas dentro del menú principal del módulo

Administración del Sistema:

• Países

PAÍSES

El objetivo de esta tabla es definir todos los países con las cuáles compañías realizará transacciones. Esta tabla define el comportamiento contable de módulos como Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Facturación.

En el caso de que los asientos de las transacciones contables realizadas se generen por país, se definirán cuentas contables respectivas para cada uno de ellos.

Otros módulos con los que la tabla de países tiene estrecha relación son:

Gestión de Nómina.

A continuación, se presenta la tabla de datos que despliega el sistema:

Tabla principal de Países

Ingreso de Datos

Dentro de esta tabla, se pueden realizar operaciones tales como Crear, Modificar o Borrar para el manejo de las tablas de datos. El sistema despliega una pantalla denominada País en la que es necesario que llene la siguiente información:

Código: identificación alfanumérica que sirve para distinguir a cada país de la base de datos, la casilla tiene campo para 10 dígitos.

Nombre: nombre del país al que corresponde el código definido anteriormente, la casilla tiene campo para 40 dígitos.

Divisiones geográficas : Esta opción lo que permite es ser más específico de la ubicación ya que se puede definir la provincia y su cantón, al que pertenece, el cliente, el proveedor, también funcionan para agregar a las renciones un impuesto diferente para cada una de las divisiones geográficas (CP, CC, en el submenú de tipos de retenciones), las divisiones geográficas se deben crear en el submenú de países (Relaciones Geográficas), adjunto pantalla:

Tabla de Relaciones Geograficas por país

Descripción de Carpetas

Para acceder cada carpeta debe presionar un click sobre la pestaña respectiva, o bien, escoger la letra que identifica cada carpeta.

Dentro de cada carpeta de Países, todas las casillas que se deben digitar tienen dos espacios en blanco:

• En el primero se deben asignar los Centros de Costo que estén relacionados con el país;
• En el segundo espacio, se debe ingresar la Cuenta Contable que se relaciona con la casilla que se está editando y
• En el tercer espacio se despliega la descripción de la Cuenta Contable

a la que pertenece la casilla seleccionada.

En cada casilla se puede llamar la ayuda con la tecla F1 para consultar las tablas

Cuentas Contables o Centros de Costo, según sea el caso.

Es importante aclarar que las cuentas contables son creadas desde el módulo de Contabilidad General y los centros de costo desde el módulo de Administración del Sistema; por esta razón, sería conveniente que primero se crearan estos registros antes de ingresar los países.

Facturación

Carpeta Facturación de Países

Las casillas que deben ser llenadas cuentan con la ayuda del sistema, esto es haciendo doble clic en la casilla o presionando F1, y son las siguientes:

Ventas: la cuenta que se relacione con este concepto presentará los movimientos correspondientes a la venta de artículos, ya sea de contado o al crédito, realizada desde el módulo de Facturación.

Ventas Exentas: la cuenta que se relacione con este concepto presentará los movimientos correspondientes a la venta de artículos de clientes exentos, ya sea de contado o al crédito, realizada desde el módulo de Facturación.

Devoluciones sobre Ventas: se relaciona con la cuenta a la que se cargarán los movimientos debido a las devoluciones de los artículos vendidos, en el módulo de Facturación.

Descuento General: se refiere a la cuenta que se afectará debido al descuento que se le asigna al cliente, en el módulo de Facturación, y que se presenta en el encabezado de la factura.

Costo de Venta: se relaciona con la cuenta a la que se cargarán los movimientos debido al costo de los artículos vendidos, en el módulo de Facturación.

Descuento Líneas: se relaciona con la cuenta contable en la que se cargarán los montos correspondientes a los descuentos específicos de cada artículo de una factura.

Costo Líneas: se relaciona con la cuenta que se afectará debido al costo de la mercadería vendida, en una factura.

Pago de Contado: se relaciona con la cuenta en la que se cargarán los montos debido a la cancelación de facturas al contado.

Gastos Comisión: tiene relación con la cuenta en la que se reflejarán los movimientos debido al pago de comisiones a los vendedores y cobradores.

Descuento por Bonificación: se refiere a la cuenta que se afectará debido al descuento por bonificación que se le asigna al país.

Ajustes por redondeo: se debe colocar el centro de costo y la cuenta contable para ajustes por redondeo de decimales, provocados desde el módulo de Facturación.

Cuentas por Cobrar

Carpeta Cuentas por Cobrar de Países

Las casillas que deben ser llenadas cuentan con la ayuda del sistema, esto es haciendo doble clic en la casilla o presionando F1, y son las siguientes:

Cuentas por Cobrar: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a la emisión de documentos de crédito. Sirve para la generación de asientos en Cuentas por Cobrar y las transacciones propias de este módulo.

Letras por Cobrar: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a los documentos de letras por cobrar.

Pronto Pago: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a la creación del documento de débito si se paga el documento de crédito dentro del período de descuento por pronto pago.

Intereses de Mora: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a la generación de documentos por los intereses creados por pago tardío de deudas.

Recibos: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a documentos de recibo.

Impuesto 1: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido al impuesto por Ventas en cuentas por cobrar.

Impuesto 2: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido al impuesto de Consumo en cuentas por cobrar.

Dentro de la opción "Parámetros del Módulo" en la página 14 se encuentra el procedimiento para definir otro nombre al impuesto 1 y del impuesto 2.

Anticipos: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debidos a anticipos de pago de cuentas por cobrar.

Cierre de Débitos y Créditos: estas cuentas se utilizan para el balance del asiento, según el tipo de documento sobre el cual se haya realizado la transacción.

Interés Corriente: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos generados por los intereses simples de las deudas.

Cuentas por Pagar

Carpeta Cuentas por Pagar de Países

Las casillas que deben ser llenadas cuentan con la ayuda del sistema, esto es haciendo doble clic en la casilla o presionando F1, y son las siguientes:

Cuentas por Pagar: se refiere a la generación de compras a proveedores que no han sido pagados aún, es decir, compras a crédito. Es una cuenta del pasivo, se acredita cada vez que se hace una compra, se cargan intereses, etc. y se debita cada vez que se hace un pago o un descuento. Sirve para la generación de asientos en Cuentas por Pagar, cuando se compra a crédito.

Letras por Pagar: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a los documentos de letras por pagar. Es una cuenta del pasivo en la que se acredita cada vez que se hace una compra con respaldo de un documento (por ejemplo, un pagaré) y se debita cada vez que se hace un pago.

Pronto Pago: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a la creación del documento de crédito si se paga el documento de débito dentro del período de descuento por pronto pago.

Comisiones: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido a comisiones a terceros por pago en otra moneda. Es una cuenta de resultados (gasto) que se utiliza cuando se pagan comisiones bancarias.

Ventas: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido al impuesto 1 o impuesto por ventas en cuentas por pagar.

Consumo: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debido al impuesto 2 o impuesto de consumo en cuentas por pagar.

Dentro de la opción "Parámetros del Módulo" en la página 14 se encuentra el procedimiento para definir otro nombre al impuesto 1 y del impuesto 2.

Anticipos: en la cuenta que se relacione con este concepto, se cargarán los montos debidos a anticipos de pago de cuentas por pagar. Es una cuenta de activos que sirve para registrar los pagos hechos por la compañía a los proveedores antes de recibir los bienes o servicios.

Cierre de Débitos y Créditos: estas cuentas se utilizan para el balance del asiento, según el tipo de documento sobre el cual se haya realizado la transacción.

En el caso del cierre de débitos, cada vez que se hace un descuento por pronto pago, esta cuenta es un crédito y la cuenta por pagar tiene un débito.

Esta cuenta es transitoria y puede disminuir el inventario (pues siempre es un crédito) o puede ser de resultados como Ingresos por Descuentos.

Para el cierre de créditos, es una cuenta de balance. Cada vez que se crea un documento de crédito, el débito está compuesto por esta cuenta y por cuatro más específicas (Impuesto 1, Impuesto 2, Rubro 1 y Rubro 2).

Posterior a esto se debe dar click al símbolo de divisiones geográficas

Selecciona el país dar click en la opción de  crear Ciudad, creándola de forma correcta.