Estados de las acciones de personal

Las acciones de personal tienen varios estados, según la forma de trabajarlos o de llevar su administración. Los cuales son NO APROBADA, APROBADA, VIGENTE y  APLICADA.

La NO APROBADA es la acción que solamente se ha creado, y no ha tenido ningún proceso, se le puede decir “nueva”. Aun se puede modificar si se necesita hacer cambios en la misma.

La APROBADA es la acción que ha tenido su primer proceso de aceptación, en la cual se está dando una primera autorización antes de que sea definitiva. Se puede desaprobar si se necesita hacer alguna modificación ya que este estado no acepta modificaciones.

La APLICADA es la acción con su segundo proceso de aceptación en la que se hace definitiva, que aunque se puede Desaplicar, y volver al estado APROBADA, sólo se debe hacer en caso que sea necesario.

Si las acciones requieren un mayor control de fechas para las que tienen vencimiento se maneja un estado más que es el estado VIGENTE, que es para los tipos de acciones de personal que “restauran estado”.

Hay tipos de acciones de personal que se pueden marcar como “Restaura Estado”; esto quiere decir que si la acción tiene “Fecha Vence” y el tipo de acción de personal tiene la marca de “restaura estado”, luego de aplicarse y pasar la fecha de vencimiento, cambiaran el estado y/o atributos del empleado a los que tenía justamente antes de la “Fecha Rige”, o en otras palabras, el empleado volverá a tener el estado y los atributos que tenía antes de la acción de personal. Ejemplo: Acciones de personal de Incapacidad, Goce de Vacaciones, Permiso con Goce de Salario y Permiso sin Goce de Salario. 

Hay que tener claro que las acciones de personal tienen tres fechas distintas; Fecha, Fecha Rige y Fecha Vence.

La “Fecha” es la que indica el día que esta fue creada y no tiene que ver con las fechas de lapso de la acción. La “Fecha Rige” es la fecha en que empieza a correr el lapso de la acción. La “Fecha Vence” es la fecha en que finaliza la acción y ya no aplicaran los cambios o estados de vacaciones e incapacidad, o permisos dados en ese periodo al empleado.

Una acción cae en estado VIGENTE, cuando tiene “Fecha Vence” y el tipo de acción seleccionado tiene la marca de “Restaura Estado”, al aplicarse por primera vez, luego pasará a APLICADA hasta que la misma se vuelva a aplicar nuevamente, cuando ya haya pasado la “Fecha Vence”.

Queda en VIGENTE hasta que se aplique, el sistema no lo cambia solo, ya que cabe la posibilidad de que se pueda ampliar.

Además se pueden otorgar privilegios a los usuarios para que, por jerarquía o seguridad, unos puedan aprobar las acciones y otros aplicarlas y otros puedan realizar ambos procesos, así también el poder crear una acción o modificarla.

Las acciones se pueden “Eliminar”, existe un proceso para ello, pero antes deben desaplicarse y desaprobarse, ya que si no se hace no se podrá eliminar, pues debe tener el estado NO APROBADA para poder realizar ese proceso.

También se pueden “Anular” acciones de personal, este proceso reversa los cambios hechos al empleado. Sólo puede realizarse sobre acciones en estado APLICADA o VIGENTE. Esto mantiene el registro de la acción en la tabla, pero no representa ningún cambio sino que solo está allí para el historial.

El estado ANULADO es otro estado pero no es uno de los que tomamos en cuenta ya que la acción de personal pierde válidez. Al anularse sólo queda en la tabla para poder ser vista en el historial y saber que en algún momento se creó y no fue utilizada.